اتصال ایجنت‌ها در یک ورک‌فلو

کاربرد

بعضی کارها به بیش از یک ایجنت و بیش از یک مرحله نیاز دارند. در ورک‌فلو ایجنت‌هایتان را در یک نمودار به هم وصل می‌کنید تا خودشان کار را پیش ببرند: با شاخه، حلقه، تأیید و ارسال پیام. مثلاً هر صبح یک ایجنت قیمت رقبا را جمع می‌کند، دومی مقایسه می‌کند، سومی گزارش را می‌نویسد، شما تأیید می‌کنید و گزارش به تلگرام‌تان می‌رسد.

پیش از شروع

ورک‌فلوها در پلن‌های پولی هستند. در پلن رایگان صفحهٔ ورک‌فلوها «ورک‌فلوها در طرح‌های پولی هستند» و دکمهٔ «دیدن طرح‌ها» را نشان می‌دهد. هر پلن سه سقف دارد:

صفحه نشان می‌دهد چند ورک‌فلو استفاده کرده‌اید («[تعداد] از [سقف] ورک‌فلو استفاده شده»). وقتی به سقف برسید می‌نویسد «به سقف [سقف] ورک‌فلوی طرح خود رسیده‌اید. یکی را حذف کنید یا برای افزودن بیشتر، طرح را ارتقا دهید.» مرحله‌های داخل شاخه، مسیر و حلقه هم در سقف مرحله‌ها حساب می‌شوند. جعبه‌ها را تا ۳ سطح می‌توان تودرتو کرد؛ مرحلهٔ «موازی» تا ۵ مسیر، مرحلهٔ «شاخه» تا ۶ شاخه، مرحلهٔ «تیم» تا ۸ متخصص و «حلقه» تا ۵ دور دارد.

ایجنت‌های مرحله‌ها همان ایجنت‌های معمولی‌اند که می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید: ایجنت‌های خودتان، ایجنت‌های فضای کاری و ایجنت‌های آماده. اگر می‌خواهید ورک‌فلو با پیام ربات شروع شود، ابتدا تلگرام یا پیام‌رسان بله را به یکی از ایجنت‌هایتان وصل کنید (راهنمای «اتصال ایجنت به ربات تلگرام یا بله» را ببینید).

مراحل

ساخت ورک‌فلو

1. «ورک‌فلوها» را در نوار کناری باز کنید. برگه‌ها «ورک‌فلوهای من»، «اشتراکی با فضای کاری» و «قالب‌ها» هستند.
2. یکی از راه‌های شروع را انتخاب کنید:
   • از روی قالب. «قالب‌ها» را باز کنید، یکی را انتخاب کنید (مثلاً «گزارش روزانه قیمت رقبا»، «تولید محتوا با بازبین»، «دسته‌بندی سرنخ‌ها»، «خلاصه هفتگی تیم»، «پاسخ خودکار به پیام مشتری» یا «تیم پژوهش») و «استفاده از قالب» را بزنید. در ویرایشگر باز می‌شود و آمادهٔ تغییر است. قالب‌هایی که ایجنت یا ربات خودتان را لازم دارند از شما می‌خواهند آن‌ها را انتخاب کنید.
   • از روی نمونه. برگهٔ «قالب‌ها» نمونه‌های آماده هم دارد. با «همه»، «شخصی»، «کسب‌وکار» یا «سازمانی» آن‌ها را فیلتر کنید. «استفاده از قالب» را بزنید و همان‌طور اجرا کنید. تیم مناقصه و تیم پژوهش به متخصص‌های خودتان نیاز دارند و پاسخ خودکار مشتری به ربات خودتان. نمونه‌های ارسال به تلگرام به حساب تلگرام وصل‌شده و ربات فعال برنامه نیاز دارند. نمونه‌های ایمیلی به آدرس تأییدشده نیاز دارند. برای اجرای اول بدون اتصال پیام‌رسان، مرور بودجه هفتگی، تحلیل نظرهای مشتریان یا صورت‌جلسه و اقدام‌های جلسه را انتخاب کنید؛ نتیجه این نمونه‌ها داخل برنامه نشان داده می‌شود.
   • از گفت‌وگو. کار را در یک گفت‌وگو توضیح دهید، مثلاً «هر هفته یک ایجنت گزارش بنویسد و ایجنت دیگری آن را بازبینی کند.» ایجنتوم ورک‌فلو را پیش‌نویس می‌کند و کارت «پیش‌نویس ورک‌فلو» را در گفت‌وگو نشان می‌دهد، با شروع‌کننده، مرحله‌ها و مشکل‌هایی که باید رفع شوند. «باز کردن در ویرایشگر» را بزنید. داخل ویرایشگر هم می‌توانید «ساخت با گفت‌وگو» را بزنید، ورک‌فلو یا تغییر دلخواه را توضیح دهید و تغییر به صورت ذخیره‌نشده روی ورک‌فلوی باز اعمال می‌شود. با «برگرداندن» آخرین تغییرِ گفت‌وگو را پس بگیرید. تا ذخیره نکنید چیزی نگه داشته نمی‌شود.
   • از صفر. «ورک‌فلوی جدید» را بزنید، نامی بنویسید، «ساخت ورک‌فلو» را بزنید و در ویرایشگر مرحله اضافه کنید.
3. در ویرایشگر نام و توضیح کوتاهی بدهید، مرحله‌ها را اضافه یا تغییر دهید و «ذخیره» را بزنید. پیام «ذخیره شد» نشان می‌دهد انجام شده است. اگر کسی در برگهٔ دیگری آن را تغییر داده باشد «این ورک‌فلو در برگه دیگری تغییر کرده است.» و «بارگذاری دوباره» را می‌بینید.

ورک‌فلوهای نمونه

هر نمونه یک قالب است که می‌توانید کپی و تغییرش دهید. نمونه‌ها بر اساس کسی که به او کمک می‌کنند دسته‌بندی شده‌اند.

• شخصی. «خبر و آب‌وهوای هر صبح» (هر صبح، به تلگرام)، «مرور بودجه هفتگی» (هزینه‌هایتان را بچسبانید)، «برنامه مطالعه برای امتحان» (یک بازبین تا سه دور برنامه را بهتر می‌کند)، «برنامه‌ریز سفر» (جاهای دیدنی، هزینه و فهرست وسایل هم‌زمان)، «دستیار درخواست شغل» (رزومه را تنظیم می‌کند، نامه همراه می‌نویسد و منتظر تأیید شما می‌ماند) و «مرور هفتگی عادت‌ها و سلامت» (هر هفته، به تلگرام). این مرور توصیهٔ پزشکی نیست.
• کسب‌وکار. «گزارش روزانه قیمت رقبا»، «تولید محتوا با بازبین»، «دسته‌بندی سرنخ‌ها»، «پاسخ خودکار به پیام مشتری» (به پیام‌های ربات شما جواب می‌دهد)، «تقویم محتوای اینستاگرام و تلگرام» (منتظر تأیید شما می‌ماند)، «تهیه پیش‌فاکتور با تأیید» (اول اطلاعات ناقص را می‌پرسد) و «تحلیل نظرهای مشتریان» (برای نظر منفی، مثبت و مختلط پاسخ جدا می‌دهد).
• سازمانی. «خلاصه هفتگی تیم»، «تیم پژوهش»، «تیم پاسخ به مناقصه» (یک مدیر با متخصص‌های حقوقی، فنی و قیمت‌گذاری)، «بررسی ریسک قرارداد» (ریسک زیاد به تأیید حقوقی می‌رود؛ جایگزین مشاوره حقوقی نیست)، «صورت‌جلسه و اقدام‌های جلسه» و «اولویت‌بندی رخداد فناوری اطلاعات» (رخداد بحرانی پیام فوری تلگرام می‌فرستد).

هر نمونه به زبان متنی که هنگام اجرا به آن می‌دهید پاسخ می‌دهد.

ورودی‌های پیشنهادی برای اجرای اول:

• شخصی، مرور بودجه هفتگی: «هزینه‌های این هفته: خرید خوراک ۱۲۰ درهم، رفت‌وآمد ۴۰، کافه ۳۰ و کتاب ۶۰.» نتیجه هزینه‌ها را دسته‌بندی می‌کند و جمع ۲۵۰ درهم را نشان می‌دهد.
• کسب‌وکار، تحلیل نظرهای مشتریان: «تحویل سریع بود. بسته‌بندی آسیب دیده بود. قیمت مناسب بود. پشتیبانی دیر جواب داد.» پیشنهادهای بهبود با توجه به همین جزئیات نوشته می‌شوند.
• سازمانی، صورت‌جلسه و اقدام‌های جلسه: «سارا تا دوشنبه راهنمای ورود را کامل می‌کند. علی تا سه‌شنبه مشکل دسترسی را رفع می‌کند. اجرای آزمایشی از چهارشنبه شروع می‌شود. تایید حقوقی هنوز نرسیده است.» نتیجه شامل صورت‌جلسه، مسئول‌ها، مهلت‌ها و ریسک باز است و داخل برنامه نشان داده می‌شود.

نمای ساده و پیشرفته

کلید «نمایش» دو نما از یک ورک‌فلو را می‌دهد. تغییر در یکی در دیگری هم دیده می‌شود.

• ساده فهرست شماره‌دار کارت‌های مرحله است که بین آن‌ها «+» دارد. شاخه‌ها، مسیرهای موازی و حلقه‌ها به صورت گروه‌های تورفته دیده می‌شوند.
• پیشرفته نموداری از بالا به پایین است با کنترل‌های بزرگ‌نمایی («بزرگ‌نمایی»، «کوچک‌نمایی»، «جاگیری در صفحه»). جعبه‌ها شاخه‌ها، مسیرها و حلقه‌هایشان را در خود دارند. مرحله‌ها را با دکمه‌های «+» اضافه می‌کنید؛ کشیدن آزاد یا رسم پیکان وجود ندارد.

مرحله‌ای را انتخاب کنید تا تنظیماتش باز شود. «برگرداندن» و «ازنو» در بالا ویرایش‌هایتان را عقب و جلو می‌برند.

انواع مرحله

«افزودن مرحله» را بزنید و یکی را انتخاب کنید:

اگر خروجی یک ایجنت را باید یک شاخه یا حلقه بسنجد، در مرحلهٔ ایجنت «خروجی ساختاریافته» را باز کنید و فیلد اضافه کنید («نام فیلد»، «نوع»: «متن»، «عدد»، «بله یا خیر» یا «یکی از فهرست»، و اینکه چه چیزی در آن است).

رد و بدل کردن نتیجه بین مرحله‌ها

هر مرحله خودکار ورودی اجرا و خروجی مرحلهٔ قبلی را می‌گیرد. برای استفاده از چیز دیگری، مکان‌نما را در دستور (یا پیام) بگذارید و یکی از دکمه‌های زیر آن را بزنید: «ورودی اجرا» متنی را که اجرا با آن شروع شده درج می‌کند و نام مرحله‌های قبلی خروجی همان مرحله را درج می‌کنند. در متن یک برچسب پدیدار می‌شود. دکمهٔ حذفش آن را برمی‌دارد. اگر مرحله‌ای که برچسب به آن اشاره می‌کند حذف شده باشد، برچسب «مرحله حذف‌شده» را نشان می‌دهد. یک مرحله فقط از مرحله‌هایی می‌تواند استفاده کند که همیشه پیش از آن اجرا می‌شوند. اگر ارجاعی نادرست باشد ویرایشگر می‌گوید («این مرحله از خروجی مرحله‌ای استفاده می‌کند که همیشه پیش از آن اجرا نمی‌شود.»).

خروجی یک مرحله را محتوا بدانید: ایجنت بعدی آن را فقط به عنوان اطلاعات می‌خواند.

نحوهٔ شروع

کادر شروع («شروع»، «شروع با») را باز کنید:

• دستی. فقط وقتی شما آغازش کنید اجرا می‌شود. هر ورک‌فلو را همیشه می‌توانید دستی، از ویرایشگر یا از گفت‌وگو اجرا کنید.
• زمان‌بندی. تکرار، ساعت و «منطقه زمانی» را مثل «زمان‌بندی یک کار» تعیین کنید. ورک‌فلو در آن زمان‌ها خودش، به نام شما، اجرا می‌شود.
• پیام ربات. یکی از ربات‌های متصل‌تان را انتخاب کنید («ربات»، «یک ربات انتخاب کنید»). وقتی پیامی به آن برسد ورک‌فلو اجرا می‌شود و خود پیام ورودی اجراست. ورک‌فلویی که این‌طور شروع می‌شود فقط می‌تواند در همان‌جا که شروع شد پاسخ دهد، پس مرحله‌های «ارسال پیام» آن «پاسخ در همان‌جا که شروع شد» را به کار می‌برند. اگر رباتی وصل نیست، ابتدا تلگرام یا پیام‌رسان بله را به یکی از ایجنت‌هایتان وصل کنید.

انتشار و اشتراک‌گذاری

1. «انتشار» را بزنید. ویرایشگر پیش از آن، هرچه باید اصلاح شود را زیر «پیش از انتشار این موارد را اصلاح کنید» فهرست می‌کند (مثلاً مرحله‌ای بدون ایجنت یا مرحله‌های بیشتر از سقف پلن). نسخه‌های منتشرشده شماره دارند («نسخه منتشرشده ۲») و ویرایش‌های بعدی «با تغییرات منتشرنشده» را نشان می‌دهند.
2. با کلید «فعال» می‌گذارید ورک‌فلو با زمان‌بندی یا ربات خودش اجرا شود؛ خاموشش کنید تا «متوقف» شود. ابتدا باید منتشر شده باشد («ابتدا منتشر کنید»).
3. «اشتراک با فضای کاری» را روشن کنید تا اعضا آن را ببینند و اجرا کنند («اعضا می‌توانند آن را ببینند و اجرا کنند»)؛ حالت پیش‌فرض «فقط شما» است. ورک‌فلوی اشتراکی برای اعضا در «اشتراکی با فضای کاری» دیده می‌شود. عضوی که ورک‌فلوی اشتراکی را اجرا می‌کند آن را به نام خودش اجرا می‌کند: از سهمیهٔ خودش مصرف می‌شود و ایجنت‌ها و ابزارهای خودش به کار می‌روند. فقط شما به عنوان سازنده یا مدیر فضای کاری می‌توانید آن را ویرایش، منتشر، اشتراکی یا حذف کنید. بقیه «می‌توانید این ورک‌فلو را ببینید و اجرا کنید.» را می‌بینند.

اجرای ورک‌فلو

• از فهرست یا ویرایشگر «اجرا» را بزنید. پنجرهٔ «اجرای ورک‌فلو» «ورودی اجرا» را می‌خواهد، یعنی متنی که مرحلهٔ اول دریافت می‌کند (اختیاری)، و بعد «شروع اجرا». اگر ورک‌فلو ویرایش منتشرنشده داشته باشد می‌نویسد «این اجرا از آخرین پیش‌نویس شما استفاده می‌کند که تغییرات منتشرنشده دارد.» اجراهایی که با شروع‌کننده آغاز می‌شوند از نسخهٔ منتشرشده استفاده می‌کنند.
• از گفت‌وگو، در کادر پیام @ را بنویسید و ورک‌فلو را از بخش «ورک‌فلوها» انتخاب کنید. پیام شما ورودی اجرا می‌شود. در هر پیام می‌توانید یک ورک‌فلو را نام ببرید.
• از گفت‌وگو می‌توانید از دستیار هم بخواهید ورک‌فلویی را اجرا کند. دستیار ابتدا تأیید شما را می‌خواهد، بعد اجرا را شروع می‌کند و در گفت‌وگو کارت اجرا را با پیشرفت زنده و پیوند به صفحهٔ اجرا نشان می‌دهد. نتیجه به صورت پاسخش می‌رسد.

تماشای یک اجرا

برگهٔ «اجراها»ی ورک‌فلو را باز کنید و یک اجرا را انتخاب کنید. صفحهٔ اجرا همان نمودار یا فهرست را نشان می‌دهد و هر مرحله با وضعیتش روشن است: «در انتظار»، «در صف»، «در حال اجرا»، «منتظر»، «انجام شد»، «ناموفق»، «ردشده»، «لغوشده»، «منقضی‌شده» یا «سقف هزینه پر شد». بالای صفحه می‌بینید اجرا چطور شروع شد («شروع‌شده از ویرایشگر»، «شروع‌شده از گفت‌وگو»، «شروع‌شده با زمان‌بندی»، «شروع‌شده با پیام ربات» یا «تلاش دوباره»)، نسخه، «ورودی»، «نتیجه» نهایی و «هزینه». هر مرحله را انتخاب کنید تا ورودی، خروجی، «فیلدها»ی ساختاریافته، تلاش‌ها، دورها، مسیری که رفته، هزینه و زمان شروع و پایانش باز شود. «باز کردن گفت‌وگو» گفت‌وگوی پنهانی را نشان می‌دهد که ایجنت برای آن مرحله داشته است. این گفت‌وگوها در فهرست گفت‌وگوهای شما نمی‌آیند. «لغو اجرا» اجرای در حال انجام را متوقف می‌کند.

تأیید از برنامه یا از تلگرام

وقتی اجرا به مرحلهٔ «تأیید» می‌رسد منتظر می‌ماند و یک اعلان داخل برنامه می‌گیرید («یک ورک‌فلو منتظر تأیید شماست»). اجرا را باز کنید: «منتظر تأیید شما» پیام را با «تأیید» و «رد» نشان می‌دهد. اگر ویرایش مجاز باشد، «ویرایش و سپس تأیید» می‌گذارد «متنی که مرحله بعد دریافت می‌کند» را تغییر دهید و بعد «تأیید با ویرایش من» (یا «کنار گذاشتن ویرایش») را بزنید. کارت می‌گوید «تا [زمان] پاسخ دهید، وگرنه اجرا متوقف می‌شود.»

اگر حساب تلگرام شما به ایجنتوم وصل است، همین درخواست در تلگرام هم با دکمه‌های «تأیید» و «رد» و «باز کردن اجرا» می‌رسد. یکی را بزنید تا پاسخ داده شود. اگر حساب وصل نباشد ربات می‌گوید «برای پاسخ به درخواست‌های تأیید، حساب ایجنتوم خود را وصل کنید.» فقط حساب صاحب ورک‌فلو می‌تواند پاسخ دهد. اگر پیش از پایان مهلت کسی پاسخ ندهد، اجرا «منقضی‌شده» متوقف می‌شود و به شما اطلاع داده می‌شود.

شکست و تلاش دوباره از یک مرحله

مرحله‌ای که ناموفق شود خودکار تا ۲ بار دیگر، با مکث بین تلاش‌ها، دوباره امتحان می‌شود. اگر باز هم ناموفق بود، اجرا «ناموفق» متوقف می‌شود و اعلان «اجرای یک ورک‌فلو تمام نشد» را می‌گیرید. اجرا را باز کنید، مرحلهٔ ناموفق را انتخاب کنید تا دلیلش را ببینید، در صورت لزوم علت را رفع کنید (دستور، ایجنت یا اتصال) و «تلاش دوباره از این مرحله» یا «تلاش دوباره از مرحله ناموفق» را بزنید. مرحله‌های قبلی نتیجه‌شان را نگه می‌دارند؛ مرحلهٔ ناموفق و مرحله‌های بعد از آن دوباره اجرا می‌شوند. اجرایی هم که در مجموع بیش از ۲ ساعت طول بکشد یا به سقف هزینه‌اش برسد («سقف هزینه پر شد») متوقف می‌شود.

هزینه و مصرف

ورک‌فلو قیمت جداگانه‌ای ندارد. هر مرحلهٔ ایجنت، تیم و شاخهٔ با ایجنت یک اجرای معمولی ایجنت است، پس در سقف مصرف (پنجرهٔ پنج‌ساعته و هفتگی) کسی حساب می‌شود که اجرا به نام اوست: خودتان برای اجراهای خودتان، عضو برای ورک‌فلوی اشتراکی که او شروع می‌کند و صاحب ورک‌فلو برای اجراهایی که زمان‌بندی یا پیام ربات شروع می‌کند. «هزینه»ای که روی اجرا و هر مرحله نشان داده می‌شود همان مصرف آن است. سقف اجرا در هفتهٔ پلن هم اعمال می‌شود و هر نفر هم‌زمان حداکثر ۳ اجرای فعال دارد. تلاش دوباره از یک مرحله دوباره از سهمیه مصرف می‌کند.

حریم خصوصی

اگر فضای کاری، پروژه یا گفت‌وگو خصوصی باشد (حالت حریم خصوصی داده‌ها)، مرحله‌های ورک‌فلو فقط با مدل‌های خصوصی اجرا می‌شوند و مرحلهٔ «ارسال پیام» نمی‌تواند چیزی به بیرون از برنامه بفرستد: «ربات تلگرام»، «ربات پیام‌رسان بله» و «ایمیل» بسته‌اند و فقط «اعلان داخل برنامه» کار می‌کند. مرحله به‌جای ارسال با پیام حریم خصوصی ناموفق می‌شود. راهنمای «استفاده از حالت حریم خصوصی داده‌ها» را ببینید.

نتیجهٔ مورد انتظار

ورک‌فلو مرحله‌هایش را از بالا به پایین اجرا می‌کند، برای تأییدهای شما صبر می‌کند و با یک اجرای «انجام شد» تمام می‌شود که نتیجه‌اش را بسته به مرحلهٔ آخر در صفحهٔ اجرا، تلگرام، ایمیل یا اعلان می‌خوانید.

رفع مشکل