ایجاد و مدیریت پایگاه دانش

کاربرد

ندا می‌خواهد جواب پرسش‌های گارانتی و ارسال از خود قوانین فروشگاه بیاید، نه از حافظهٔ او. پایگاه دانش قفسه‌ای از اسناد، پیوندها و فایل‌های صوتی است که ایجنتوم می‌تواند در آن جستجو کند و از آن نقل کند. این بخش نشان می‌دهد چطور یکی بسازید، مرتبش نگه دارید و ببینید چقدر از پلنتان را مصرف می‌کند.

پیش از شروع

وارد حساب شوید و فضای کاری‌ای را انتخاب کنید که قرار است صاحب پایگاه دانش باشد. پایگاه دانش به یک فضای کاری تعلق دارد. هر پلن تعداد پایگاه‌های دانش، تعداد موارد هر پایگاه و حجم متن نمایه‌شده را محدود می‌کند («سقف‌های پلن» را در پایین ببینید). برای ساختن، تغییر دادن و حذف پایگاه دانش به مجوز مدیریت پروژه‌ها نیاز دارید؛ با مجوز استفاده از پروژه‌ها فقط می‌توانید آن‌ها را ببینید و آزمایش جستجو را امتحان کنید.

مراحل

1. دانش را در نوار کناری باز کنید. صفحه پایگاه‌های دانشی را که می‌توانید ببینید فهرست می‌کند. هر ردیف نام، تعداد موارد، اینکه چه کسی آن را می‌بیند (فقط من یا همه‌ی اعضای فضای کاری) و تاریخ آخرین تغییر را نشان می‌دهد. پایگاه دانشی که به یک پروژه تعلق دارد نشان پروژه: [نام] هم دارد. با جستجوی پایگاه‌های دانش یک پایگاه را با نام پیدا کنید. هنگام بارگذاری ردیف‌های خالی می‌بینید. اگر فهرست بارگذاری نشود، پیامی قرمز دلیلش را می‌گوید و دکمهٔ تلاش دوباره کنارش است.
2. پایگاه دانش جدید را بزنید. در پنجره نام را بنویسید (الزامی، حداکثر ۱۲۰ کاراکتر) و اگر خواستید توضیحات (حداکثر ۱٬۰۰۰ کاراکتر، مثلاً «قوانین گارانتی، ارسال و مرجوعی») را هم بنویسید. در چه کسی می‌بیند یکی را انتخاب کنید: فقط من (فقط خودتان آن را می‌یابید و به کار می‌برید) یا همه‌ی اعضای فضای کاری. ایجاد را بزنید. تا وقتی نام خالی است ایجاد غیرفعال می‌ماند. اگر ساختن ناموفق باشد، پنجره باز می‌ماند و دلیل را نشان می‌دهد.
3. پایگاه دانش تازه باز می‌شود. بالای صفحه نام، نشان مستقل، توضیحات و یک خط خلاصه با تعداد موارد، قطعه‌ها، حجم متن و تاریخ آخرین به‌روزرسانی دیده می‌شود. زیر آن چهار کارت نشان می‌دهند فضای کاری شما چقدر از پلن را مصرف کرده است: پایگاه‌های دانش، متن نمایه‌شده، صفحه‌های اسکن‌شده (۳۰ روز) و دقیقه‌های تبدیل صدا به متن (۳۰ روز)، هر کدام به شکل «[مصرف‌شده] از [سقف]»، که در پلن‌های بدون سقف به‌جای سقف «نامحدود» می‌آید.
4. مطالبی را که پایگاه دانش باید بداند اضافه کنید. بخش بعدی، «افزودن فایل، پیوند و ضبط صدا به پایگاه دانش»، قسمت‌های منابع و موارد همین صفحه را توضیح می‌دهد.
5. پیش از اتکا به آن، آزمایش جستجو را امتحان کنید. در پرسش آزمایشی یک پرسش بنویسید (مثلاً «گارانتی چه چیزهایی را پوشش می‌دهد؟») و جستجو را بزنید. پایگاه دانش قطعه‌هایی را نشان می‌دهد که به ایجنت می‌داد، هر کدام با شماره، نام منبع، صفحه (صفحه‌ی [شماره]) یا زمان (در [زمان]) و امتیاز ارتباط. اگر چیزی مناسب نباشد، می‌گوید قطعه‌ای پیدا نشد. وقتی جستجو فقط توانسته از کلمات کلیدی استفاده کند، بالای نتیجه‌ها یادداشتی می‌آید، مثلاً جستجوی معنایی در دسترس نبود و فقط از کلمات کلیدی استفاده شد.
6. در تنظیمات می‌توانید نام، توضیحات یا چه کسی می‌بیند را عوض کنید و ذخیره‌ی تغییرات را بزنید. پیام ذخیره شد آن را تأیید می‌کند. ذخیره‌ی تغییرات فقط وقتی فعال است که چیزی تغییر کرده باشد.
7. در استفاده‌شده در پایگاه دانش را به پروژه‌هایتان وصل کنید. در یک پروژه انتخاب کنید پروژه‌ای را انتخاب کنید و اتصال را بزنید. برای هر پروژهٔ متصل یک برچسب با دکمهٔ حذف (حذف [نام]) دیده می‌شود. گفت‌وگوهای یک پروژهٔ متصل می‌توانند بدون اینکه کسی پایگاه را نام ببرد در آن جستجو کنند. اگر پروژه‌ای برای اتصال نمانده باشد، بخش می‌گوید پروژه‌ای برای اتصال نیست. تا وقتی پروژه‌ای وصل نشده، می‌گوید هنوز به چیزی وصل نشده است.
8. برای استفاده از پایگاه دانش از صفحهٔ خود پروژه، پروژه را باز کنید و زبانهٔ دانش را بزنید (زبانه‌ها گفت‌وگوها، منابع، دانش و مصرف هستند). این زبانه پایگاه دانش خود پروژه را با همان ابزارهای افزودن، موارد و آزمایش جستجو نشان می‌دهد، به‌علاوهٔ بخش پایگاه‌های دانش متصل. در یک پایگاه دانش انتخاب کنید یک پایگاه را انتخاب کنید و اتصال را بزنید تا پروژه در آن هم جستجو کند. برای جداکردن، برچسب را حذف کنید. فایل‌هایی که به منابع پروژه اضافه می‌کنید خودکار به پایگاه دانش پروژه هم افزوده می‌شوند. پایگاه دانش پروژه همیشه برای همهٔ فضای کاری دیده می‌شود، نامش همان نام پروژه است و جداگانه حذف نمی‌شود: با حذف پروژه از بین می‌رود.
9. برای حذف یک پایگاه دانش مستقل، آن را باز کنید، به تنظیمات بروید و حذف پایگاه دانش را بزنید. پرسش این پایگاه دانش حذف شود؟ را با حذف تأیید کنید. همهٔ موارد و متن نمایه‌شدهٔ آن حذف می‌شود؛ گفت‌وگوهایی که به آن ارجاع داده‌اند پیام‌های خود را نگه می‌دارند. فقط سازنده، مالک یا مدیر می‌تواند آن را حذف کند.

سقف‌های پلن

تعداد پایگاه‌های دانش و متن نمایه‌شده در کل فضای کاری شمرده می‌شوند. صفحه‌های اسکن‌شده و دقیقه‌های تبدیل صدا به متن در ۳۰ روز گذشته شمرده می‌شوند.

هر فایل تا ۲۵ مگابایت و هر فایل صوتی تا ۳۰۰ مگابایت (در پلن رایگان ۱۰۰ مگابایت) آپلود می‌شود، ولی فقط تصویرهای تا ۲۰ مگابایت و فایل‌های صوتی تا ۲۵ مگابایت خوانده می‌شوند.

نتیجهٔ مورد انتظار

پایگاه دانش با دسترسی‌ای که انتخاب کردید در فهرست دانش دیده می‌شود. صفحهٔ آن منابع، وضعیت هر مورد و کارت‌های مصرف پلن را نشان می‌دهد، آزمایش جستجو از مطالبی که اضافه کرده‌اید قطعه برمی‌گرداند و پروژه‌هایی که وصل کرده‌اید می‌توانند در گفت‌وگوهایشان در آن جستجو کنند.

رفع مشکل