ساخت و مدیریت گروه‌های فضای کاری
کاربرد
تکرار یک تغییر نقش برای هر نفر تازه‌ای که به پشتیبانی می‌پیوندد زود خسته‌کننده می‌شود. اعضا را در گروه‌ها جمع کنید تا یک یا چند نقش سفارشی یک‌جا به همهٔ آن‌ها برسد.
پیش از شروع
- فضای کاری تیمی یا سازمانی را انتخاب کنید.
- برای باز کردن مدیریت فضای کاری، اجازهٔ مشاهدهٔ اعضا را هم لازم دارید.
- برای دیدن زبانهٔ گروه‌ها به اجازهٔ مشاهدهٔ گروه‌ها و برای هر تغییر به اجازهٔ مدیریت گروه‌ها نیاز دارید. مالک و مدیر هر دو را دارند.
- پلن فضای کاری باید گروه‌ها را شامل شود. دادن نقش به گروه اجازهٔ مدیریت نقش‌ها هم می‌خواهد و فقط نقش‌هایی را می‌توانید بدهید که مجوزهایشان را خودتان دارید. ویرایش گروهی که از قبل نقش دارد هم اجازهٔ مدیریت نقش‌ها می‌خواهد، حتی اگر فقط نام یا توضیحش را عوض کنید.
- اگر می‌خواهید گروه دسترسی اضافه بدهد، ابتدا نقش‌های سفارشی را بسازید (راهنمای «ساخت و بررسی نقش‌های فضای کاری»). گروه اختیاری است و جای نقش پایهٔ هر عضو را نمی‌گیرد.
مراحل
- «تنظیمات» را باز کنید، زیر «فضای کاری» گزینهٔ «مدیریت فضای کاری» را بزنید و زبانهٔ «گروه‌ها» را انتخاب کنید.
- با «جست‌وجوی گروه‌ها» و دکمهٔ جست‌وجو گروه را بر اساس نام پیدا کنید. هر کارت نام، توضیح و خطی مثل «۳ عضو، ۱ نقش» را نشان می‌دهد. فهرست هر بار ۵۰ گروه بارگذاری می‌کند؛ از «قبلی» و «بعدی» استفاده کنید.
- برای ساختن گروه «ایجاد گروه» را بزنید. «نام» (الزامی، ۱ تا ۱۲۰ کاراکتر پس از حذف فاصله‌های دو سر) و در صورت تمایل «توضیحات» (تا ۱۰۰۰ کاراکتر) را وارد کنید.
- زیر «نقش‌های اختصاص‌یافته» نقش‌های سفارشی‌ای را که گروه باید بدهد تیک بزنید (هر گروه حداکثر ۵۰ نقش اختصاص‌یافته دارد). دیدن فهرست نقش‌ها اجازهٔ مشاهدهٔ نقش‌ها می‌خواهد؛ پس فهرست خالی ممکن است یعنی این اجازه را ندارید، نه اینکه نقشی وجود ندارد. اگر هنوز نقشی ندارید، پنجره می‌گوید «برای دادن دسترسی بیشتر، در بخش نقش‌ها یک نقش سفارشی بسازید.»
- «ذخیره» را بزنید.
- برای تغییر گروه، روی کارت آن «مدیریت» را بزنید، نام، توضیح یا نقش‌ها را ویرایش کنید و «ذخیره» را بزنید.
- برای حذف گروه «مدیریت» و سپس «حذف گروه» را بزنید. حذف، گروه و عضویت‌های آن را پاک می‌کند. افراد در فضای کاری می‌مانند و نقش پایه‌شان را حفظ می‌کنند.
- برای افزودن افراد به گروه، فرد را از زبانهٔ «اعضا» باز کنید و گروه را زیر «عضویت در گروه» تیک بزنید (راهنمای «تغییر نقش، وضعیت و گروه‌های عضو»). برای اختصاص افراد از زبانهٔ اعضا، اجازهٔ مدیریت اعضا را هم لازم دارید.
نتیجهٔ مورد انتظار
گروه با تعداد اعضا و نقش‌هایش در زبانهٔ گروه‌ها دیده می‌شود. اعضای گروه بلافاصله نقش‌های گروه را علاوه بر نقش‌های خودشان می‌گیرند.
رفع مشکل
| مشکل | راه‌حل |
|---|---|
| زبانهٔ «گروه‌ها» نیست | اجازهٔ مشاهدهٔ گروه‌ها را در این فضای کاری ندارید. از مالک یا مدیر بپرسید. |
| «ایجاد گروه» نیست یا «مدیریت» غیرفعال است | می‌توانید گروه‌ها را ببینید ولی نمی‌توانید مدیریتشان کنید. |
| پیام «پلن فعلی شما این قابلیت را ندارد.» | پلن فضای کاری گروه ندارد. پلن را ارتقا دهید یا نقش را روی هر عضو جدا بدهید. |
| پیام «نمی‌توانید مجوزهایی را بدهید که خودتان ندارید.» | نقش انتخاب‌شده مجوزی دارد که شما ندارید. از کسی با دسترسی بیشتر کمک بگیرید یا نقش دیگری انتخاب کنید. |
| پیام «هنوز گروهی ندارید. برای سازمان‌دهی دسترسی‌ها یک گروه بسازید.» | هنوز در این فضای کاری گروهی ساخته نشده است. |
| پیام «گروه پیدا نشد.» | شخص دیگری آن را حذف کرده است. زبانه را دوباره بارگذاری کنید. |